私たちの生活の中では、突然予想だにしていなかったことに遭遇することは、珍しいことではありません。
自然災害や身内の不幸など、いつ、誰にも起こりうることです。
周囲の人がそんな事態に陥っているとき、できればそっとしておいてあげたいと思う反面、仕事関係やビジネスの場面ではそうもいかないことがあるでしょう。
たとえば、取引先が被災された場合、以下のようなメールをお送りすることができます。
簡潔な内容で、かつ、返信不要の一言を添えてお送りすると良いでしょう。
今回は、災害やご不幸に遭われた方にどう接すればいいか、被災された取引先へのビジネスメールや、職場で不幸があった人への声かけを例にお話ししていきます。
災害を気遣うメールの例文【ビジネス編】台風・大雨・地震の気遣いメール
ビジネスメール全般にいえることではありますが、災害に遭われた方を気遣うメールを送る場合には、「明朗簡潔に伝える」「思いを乗せすぎない」ことがポイントになるでしょう。
確かに、心配が募っていろいろと伝えたいと思うのも当然です。
しかし、災害の被害の真っ只中で、被災された方は、やるべきことに追われているため、長いメールを読むことも、返事も書くことも負担になります。
特にビジネスシーンであれば、相手が災害時にあるとわかっていても伝えなければならないことを優先して伝え、相手がいろいろと考えて返信する必要のない内容にしましょう。
以下、文例を紹介します。
地震・大雨・台風〈近々の約束があった場合〉のメール文例
〈取引先が災害に遭った場合〉のメール文例
仕事のやりとりがある相手との約束であると、いくら自分が災害など大変な状況にいても、約束を守れないことに気を遣う人が多いでしょう。
あえて、こちら側から「落ち着いてからで良いですよ」という声をかけてあげると安心されます。
状況によっては、メールの返信すら難しいこともありますから、「返信不要」の一言を添えておくのも重要です。
友人が被災した、身内を亡くしたなど、友達に送るLINEや電話の文例はこちらを参考にしてください。
職場で不幸があった人への声かけ・メールの例。職場の人の気遣い方
災害の時同様、身内の不幸があった人に連絡する場合にも、伝えるべきことは簡潔に、シンプルな言葉で相手に寄り添う気持ちを伝えることがポイントとなるでしょう。
身内を亡くした方が〈職場に復帰してきた時〉の声かけの例
不幸があった人から〈メールで連絡が届いた場合〉の返信例
災害時に送る連絡メールと違う点として、「至急の要件がない限りはわざわざ連絡しない」も加えておきたいと思います。
もちろん、家族経営の取引先などで先代が亡くなられたという場合なら、一言お悔やみを申し上げるのは当然です。
しかし、故人とはまったく面識がないという場合には、気遣いだけのメールなら避けるべきと筆者は考えます。
近しい人を亡くした悲しみは、誰にも理解できるものではありません。
悲しみが癒えるまで、そっとしておくのも社会人のマナーではないでしょうか。
筆者自身配偶者を亡くしているのですが、その後の生活のこと、子供のこと、いろんなことを考えなければならない中で、形式だけのお悔やみメールは、正直鬱陶しいものでしかありませんでした。
祖父母、両親ぐらいならまだ対応できるでしょうが、配偶者や子供など、近しい家族を亡くした人には、その余裕はありません。
ビジネスマナーとして「お悔やみメールを送る」ということも含まれるのでしょうが、そのあたりの気遣いはあって良いと思います。
まとめ
今回は、ビジネシーンにおいて、災害や不幸があった人にメールを送る例やポイントについてお話ししました。
日本は災害の多い国ですし、身内の不幸もいつ襲ってくるかわからないものです。
災害や不幸の最中にいる人は、自分の周りのことに対応するだけで精一杯です。
形式ばった連絡をわざわざするよりは、相手の状況や心境をよく考えて連絡するのが、一番の気遣いではないでしょうか。
