年度末は、多くの人が忙しく動き回る時期です。
特に社会人であれば、一年中で一番忙しくしているという人は少なくないでしょう。
そんな時期に連絡をするのであれば、
一言気にかける言葉を添えておきたいもの。
そうすることで、相手との関係はより良いものになるでしょう。
だって、忙しくしている時に気遣う言葉をもらえたら、
ちょっとほっとしますよね。私はすごく嬉しくなります。
ビジネスの場面でも、そういった気遣いが一つあるだけで、
「ちょっとしたところに気が配れる人」とあなたの株も上がりますよ。
では、今回は年度末で忙しくしている人に送るメールの例文、
また、反対に気遣いの言葉をもらった際の返信についてみていきましょう。
【例文】忙しい人にかける言葉メール、忙しい人の体調を気遣うメール
忙しい人を気遣うメールを送りたい、という気持ちは大事ですが、
それだけのためにわざわざメールを送ってしまうと、
忙しくしているところに「メールを開いて返信する」というタスクを
一つ増やしてしまうだけです。
ですから、何かの用事で連絡する際に、
一言二言、気遣いの言葉を添えるだけで良いのです。
たとえば、取引先に向けての年度末の挨拶メールでしたら、
以下のような例文を参考にしてください。
「〇〇様
お世話になります。
〇〇の件で、ご連絡さしあげました。
予定通り進んでおりますので、
3月20日前後を目処に次のフェーズへ進められるかと思います。
また、詳しく日程が定まり次第ご連絡さしあげます。
年度末のお忙しい折ではございますが、ご自愛ください。
メール署名」
用件を先に述べ、文末に相手を気遣う一言を添えた例文です。
ビジネスでのやりとりの相手であれば、
上記の文言が良いでしょう。
簡潔かつ伝えたいことがすっきりとおさまった言葉です。
「ご自愛ください」はいろんな方に対して使える言葉なので、
ぜひ覚えておきたいですね。
上司や社内の人など、職場で年度末の挨拶をする例文も合わせてどうぞ。
また、目上の人で、ビジネスではなく
個人的なお付き合いのある方に向けての
年度末の挨拶であれば、
「最近お忙しくされているとお聞きしました。
気候も定まらず、体調を崩しやすい時期です。
くれぐれもお身体気をつけてお過ごしくださいね。」
といった感じで付け加えるのも良いかもしれませんね。
労いの言葉をいただいた際のお礼・返信の例文。ビジネス・目上の人
自分の方が気遣いの言葉をもらった場合には、
丁寧にお返事を返しましょう。
「〇〇様
お世話になっております。
お気遣いいただき、ありがとうございます。
年度末ということもあり、業務に追われておりますが、
〇〇様のお言葉に、心が温かくなりました。
〇〇様もお身体にはくれぐれもお気をつけください。
ご連絡いただいた件について、承知いたしました。
続報をお待ちしております。
メール署名」
先ほどの例文に返信する形の例を作ってみました。
相手の気遣いが嬉しかったこと、励まされたことを
お伝えすると良いでしょう。
直接やりとりがあるビジネスの間柄であれば、
この程度までやわらかい表現でも良いかと思います。
相手が目上の人でも十分使えますよ。
また、個人的なお付き合いの人であれば、
「忙しさで少し気が滅入っているところでしたが、
〇〇さんからのお便りを見て、大変励まされました。
残りの期間も頑張れ乗り切れそうです。
お気遣い、本当にありがとうございます。」
といった風はどうでしょうか。
個人的なお付き合いの人相手ならば、
「ちょっと疲れていた」「くじけそうだった」といった
今の自分の状態を伝えても問題はありません。
「それだけしんどい状態だったけど、元気になったよ、ありがとう！」
という気持ちを丁寧な言葉に替えて伝えましょう。
まとめ
年度末で仕事や家庭など諸々のことに追われる時期には、
人からかけられる気遣いの言葉がじんわりと心に沁みるものです。
相手を気遣う際には、基本的な挨拶文をベースに、
「自分だったらどんな言葉をかけられたいか」を加えて考えてみると、
より自分らしい気遣いの言葉を伝えられるでしょう。
気遣いの言葉をもらった場合にも、
素直に「嬉しい」という気持ちをお伝えするのが一番です。
年度末は忙しい時期ですが、
ちょっとした気遣いでホッとする瞬間を作れると良いですね。
