仕事で書類が郵送で届いたり、
メールで送られたりすることがありますよね。
だけど、送られるはずの書類が足りないときは
どうしたらよいのでしょうか？
社内なら気軽に催促できますが、
取引先には催促しにくいと思う人もいるでしょう。
書類が足りない時の確認や催促のメールでは、
丁寧な言葉遣いが必要です。
連絡が行き違った場合のお詫びを入れておくことも大切になります。
ここでは、
書類が足りない時の確認・催促メールの例文を、
社内向け・取引先向けとそれぞれ紹介します。
催促メールの内容に悩んでいる人は
参考にしてみてくださいね。
【社内・職場】不足資料を依頼するメール／不足資料を催促するメール例文
まず、書類が足りないと思っても、
一度、深呼吸をして、
自分の早とちりではないか
よく確認しましょう。
例えば、不足していると思った資料は、
別の日に受け取ったり、
他の封筒やメールで受け取ったりしていませんか？
相手に催促する前に、
連絡の文章を読み直してみましょう。
それから、再度、社内便の受け取りポストや、
自分のメール受信箱を確認してみます。
もしかしたら、
相手が書類の不足に気づき、
すぐに追加で送っている可能性もあります。
それでも、
書類が不足している状況が変わらないなら、
催促のメールを送ります。
以下、社内向けの催促メールの例文を紹介します。
大切なことは、
社内といえども丁寧な言葉遣いと、
行き違いになったときのお詫びを付け加えることです。
それから、〇月〇日〇時までにと、
具体的な締め切りを伝えておくとよいでしょう。
【社外・取引先・顧客宛】資料不足の確認メール／書類不足で再送依頼するメール例文
社外の取引先や顧客に催促をするのは、
気が引けるかもしれません。
しかし、仕事ですから、
必要な書類は催促せざるを得ないですよね。
例文と合わせて、説明していきましょう。
相手にしてみれば、
書類を送ったはずなのに
届いていないと言われたという状況です。
責める気持ちは抑えて、
こちらのミスかもしれないというニュアンスをまじえて、
相手に連絡していきましょう。
誰しも、自分のミスを相手に注意されるのは、
恥ずかしいし、かっこ悪いし、嫌なものです。
相手に配慮した丁寧な言葉遣いで、
スムーズに連絡しましょう。
まとめ
不足資料の確認や催促をメールでするときには、
相手に嫌な思いをさせないようなフレーズで
連絡しましょう。
こちらにもミスがあったかもしれない、
連絡の行き違いがあったかもしれない、
そういった心遣いがあれば、
催促メールも嫌味に感じませんよね。
多忙なときに送ってくれた連絡に
資料が不足していても、
イライラしないあなたの心の余裕も
大切です。
相手のミスを鋭く指摘するのではなく、
丁寧な言葉遣いでやさしく連絡できる人に
なりたいですよね。
